La légalisation ou certification de documents et l’apostille sont des démarches courantes pour ceux qui ont des projets à l’étranger. En notre qualité de notaires, nous pouvons vous aider à certifier vos documents et à obtenir l’apostille, si celle-ci est nécessaire. Cependant, il est important de comprendre les règles et les procédures en vigueur pour effectuer ces démarches correctement.
NB : tous les offices notariaux ne proposent pas ces services, qui s’accompagnent d’une importante responsabilité.
Quelle est la différence entre un document certifié et apostillé ?
La certification, aussi appelée légalisation, de documents par un notaire consiste pour cet officier public ministériel à attester la conformité d’une copie d’un document à l’original qui m’est présenté, ou encore certifier une signature en vérifiant l’identité de la personne qui signe devant moi un document. En tant que notaires, nous pouvons légaliser des pièces tels que les copies d’actes de naissance ou actes de mariage de moins de trois mois, diplômes, contrats, factures, etc. La certification de documents est souvent requise pour des procédures administratives ou juridiques, mais aussi pour des démarches personnelles, telles que l’ouverture d’un compte bancaire ou d’une société à l’étranger.
Seul votre notaire est habilité à vous confirmer si un document peut être certifié ou légalisé par ses soins ou non. Il faudra donc au préalable lui adresser un scan de votre document par email.
L’apostille consiste à faire authentifier un document certifié pour une utilisation à l’étranger. C’est une seconde certification particulière qui intervient après la certification notariée. L’apostille est un sceau officiel qui est apposé sur le document par une autorité compétente, et qui permet à tous les pays signataires de la Convention de La Haye de reconnaître entre eux la véracité d’un document certifié. L’autorité délivrant l’apostille est généralement un service rattaché à la Cour d’Appel, ou plus rarement le ministère des Affaires étrangères ou le consulat du pays destinataire.
Seuls les actes suivants peuvent faire l’objet d’une apostille :
– Actes d’état civil de moins de trois mois ;
– Actes notariés (attestations, actes de notoriété, procurations, testaments, donations) ;
– Actes administratifs (avis d’imposition, diplômes et relevés de notes scolaires et universitaires, certificats de scolarités, etc.) ;
– Actes judiciaires (certificats de non-pourvoi en cassation, jugements, extraits de casier
judiciaire) ;
– Actes commerciaux (liste d’ingrédients de produits, cessions, extraits de « K-bis » du registre
du commerce, contrats commerciaux, etc.).
Je dois faire apostiller un document, où cela se passe-t-il ?
C’est généralement auprès d’un service rattaché à la Cour d’Appel du lieu de délivrance du document certifié que se situe le service de l’apostille. Si le document est certifié par un notaire exerçant par exemple à CHEVILLY-LARUE (94), l’apostille sera délivrée par la Cour d’Appel de PARIS, boulevard du Palais 75001 PARIS, Escalier G bureau 1G04.
L’apostille est un service gratuit mais est uniquement délivrée sur place ou par voie postale, auquel cas vous devrez fournir à votre demande une enveloppe timbrée avec l’adresse du lieu où vous souhaitez recevoir ces documents. Votre notaire peut également vous proposer d’intégrer à votre devis la délivrance de l’apostille en mandatant un coursier pour faire apostiller votre document et vous le livrer directement au lieu de votre choix.
Dans quel cas l’apostille est-elle nécessaire ?
Il est important de comprendre que l’apostille n’est pas toujours nécessaire. Dans certains cas, une simple certification de documents suffit. Par exemple, si le pays destinataire ne fait pas partie des pays signataires de la Convention de La Haye de 1961, une simple certification de documents est suffisante. Il est donc important de vérifier auprès des autorités du pays destinataire si l’apostille est requise ou non. Vous pouvez consulter le Tableau récapitulatif des pays à destination desquelles l’apostille est requise ou dispensée pour davantage d’informations.
Si l’apostille est nécessaire sur votre document, vous devrez donc suivre les procédures en vigueur pour obtenir l’apostille. En France, vous devez présenter le document original ou une copie certifiée conforme à l’original légalisée par votre notaire, ainsi qu’une pièce d’identité en cours de validité.
Quels sont les coûts d’une certification ou légalisation de document, ou d’une apostille ?
Les coûts d’une certification ou d’une légalisation de document par un notaire sont variables et dépendent du tarif pratiqué par chaque office notarial. Au sein de mon office notarial, en mars 2023, j’applique un tarif de 80€ TTC / document certifié ou légalisé.
L’apostille est un service gratuit qui peut être obtenu en vous rendant sur place, ou par voie postale avec enveloppe de retour affranchie. Votre notaire peut également vous proposer de mandater à vos frais un coursier qui se rendra directement au service de l’Apostille puis vous délivrera les documents légalisés et apostillés. Cette prestation est proposée sur l’ensemble de la région parisienne au sein de notre office notarial, nous nous tenons à votre écoute par email pour l’établissement d’un devis.
Conclusion
En conclusion, la certification de documents et l’apostille sont des démarches importantes pour ceux qui ont des projets à l’étranger. En tant que notaire, nous sommes en mesure de vous aider à certifier vos documents et à obtenir l’apostille si elle vous est nécessaire. Il est important de comprendre les règles et les procédures en vigueur pour effectuer ces démarches correctement. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’informations ou de conseils complémentaires sur ces démarches.
Pour davantage d’informations, n’hésitez pas à consulter les liens suivants :
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